Os serviços de transcrição jurídica encontram-se à disposição de qualquer pessoa que deles necessite. Com um rápida pesquisa online qualquer pessoa encontra um sem número de respostas que apregoam transcrições baratas, rigorosas e rápidas.
No entanto, ao contratar serviços de transcrição jurídica há aspetos muito importantes que deve saber para que “não lhe saia gato por lebre”, “o barato não seja caro” ou tenha a infelicidade de concluir que “depressa e bem há pouco quem”.
Neste artigo debruçamo-nos a fundo sobre a transcrição jurídica e elencamos uma lista de aspetos que deve ter em consideração antes de contratar este tipo de serviços.
O que é a Transcrição Jurídica?
A transcrição de áudio (e por consequência a transcrição jurídica) nada mais é do que converter um ficheiro de áudio, ou de vídeo, num ficheiro de texto.
É uma tarefa comum sobretudo no meio jurídico e académico e um serviço prestado por vários profissionais e empresas.
Uma das ideias acerca da transcrição é que a tarefa é simples e exige “apenas” que se “escreva o que se ouve”. É por esta ideia que muitos profissionais sem habilitações se “aventuram” acabando por rapidamente perceber as dificuldades e a exigência inerentes.
Na verdade, transcrever é:
- Ouvir cada palavra;
- Entender o que significa;
- Entender como se enquadra dentro do discurso;
- Usar a pontuação de forma correta e que, ainda assim, não altere o sentido do discurso do orador;
- Pesquisar muito. MUITO.
A exigência aumenta porque todas as tarefas são feitas em simultâneo obrigando a um esforço intelectual e de rigor que, à primeira vista parecia não existir.
A weScribe é uma plataforma que agrega inúmeros (centenas) de transcritores. E uma das queixas mais frequentes, daqueles que começam a transcrever, é que nunca imaginaram a dificuldade que esta tarefa exige.
É claro que com o tempo e a experiência, transcrever acaba por ser mais simples e intuitivo. No entanto, não raras vezes, profissionais motivados acabam por perceber que não é este o seu caminho, sobretudo perante o nosso nível de exigência.
Assim sendo…
Não seria mais simples recorrer a um software de transcrição automática?
Esta é uma das questões que nos colocam(os) frequentemente. E a resposta é simples, curta e rápida: não!
Sobretudo uma transcrição que passe por uma transformação imediata de som em texto, sem necessidade de qualquer intervenção ou correção humana posterior. Pode perceber tudo neste artigo que escrevemos e que tem tido muito procura.
Como vimos: transcrever é converter áudio em texto. Logo, a transcrição jurídica nada mais que é do que transcrever ficheiros de áudio gravados no âmbito da prática jurídica.
O mais comum é a transcrição de audiências de discussão e julgamento. Mas não fica limitado a tal. Transcrevem-se perícias, interrogatórios, alegações, reuniões, escutas telefónicas, conferências e tudo o que seja necessário no âmbito jurídico.
Este tipo de transcrição é frequentemente feito pelos próprios advogados. Sobretudo os advogados estagiários uma vez que, desta forma, tomam contacto com julgamentos, aprendem técnicas de interrogatório, assim como os usos e costumes dentro de uma sala de audiência.
No entanto, muitos advogados, em prática individual ou em sociedade, optam por contratar profissionais que o façam. Neste caso, uma sondagem rápida pelos nossos clientes foi eficaz em demonstrar que o motivo é sempre o mesmo: falta de tempo e necessidade de uma resposta rigorosa e rápida.
Ora, se vai contratar serviços de transcrição jurídica é de extrema importância que tenha vários aspetos em atenção.
aspetos a considerar ao contratar serviços de Transcrição Jurídica
1. A transcrição deve ser assegurada por profissionais da área
Um dos aspetos mais importantes – se não O mais importante – é que as transcrições jurídicas sejam efetuadas e revistas por profissionais da área.
Como vimos atrás, transcrever é uma tarefa muitíssimo exigente. Se aliarmos a isso a linguagem jurídica a exigência aumenta exponencialmente.
Na verdade, a linguagem jurídica é complexa, difícil e, em boa verdade, pouco acessível a quem nunca estudou direito. Tem:
- termos técnicos;
- expressões latinas jurídicas e não jurídicas;
- abreviaturas;
- fraseologias., entre outras.
Isto significa que muitos transcritores, bastante capazes, não estão aptos à transcrição jurídica.
Porque se é facto que o julgamento em si – no que diz respeito à inquirição de testemunhas – não tem, na maioria das vezes, o uso deste tipo de particularidades (não nos podemos esquecer que as testemunhas não precisam de conhecer linguagem jurídica) é também certo é que continuamos no âmbito judicial e, como tal, os intervenientes usam uma série de jargões, fraseologias e expressões que o transcritor sem formação na área desconhece.
Um outro problema é que se não tem formação na área, vai ter dificuldade em perceber quem são os intervenientes.
A pessoa que está a falar é juiz? Testemunha? Parte? Perito? Juiz Presidente? Ou é o Procurador do Ministério Público? Sejamos francos: mesmo quem tem conhecimento e não assistiu ao julgamento pode ter dificuldade em perceber a posição processual de cada pessoa que ouve. E os motivos são evidentes:
- O transcritor está a ouvir e não a ver as pessoas em causa;
- Muitas das vezes apenas tem acesso a um depoimento do julgamento inteiro – quando não é um trecho do mesmo;
- As vozes gravadas têm tendência a parecer todas iguais;
- Nem sempre os intervenientes são identificados;
- Por vezes os clientes não fornecem o ficheiro de identificação que é disponibilizado no CD de gravação.
Ora, se profissionais com formação e experiência na área podem ter dificuldades, imagine quem não domina ou conhece!
Provavelmente acabará por ver Procuradores do Ministério Público identificados como advogados, e as partes como testemunhas.
2. Os profissionais contratados devem conhecer e obedecer às regras da transcrição verbantim
Um outro aspeto a levar em consideração quando vai contratar serviços de transcrição jurídica, é que o profissional deve respeitar a transcrição verbatim: aquela que permanece completamente fiel ao discurso oral.
O objetivo é que nas frases escritas (e transcritas) conste qualquer marca de oralidade suscetível de ser revelante para o discurso.
Assim, é importante que durante este tipo de transcrição se respeitem 4 quatro aspetos:
- Todas as palavras devem ser transcritas, sem fazer paraprashing (reescrever a informação, alterando a sintaxe da frase, ou substituindo palavras por sinónimos contextualmente adequados);
- A linguagem não-verbal não deve ser deixada de lado, designadamente risos ou quando duas pessoas falam ao mesmo tempo;
- Todo o tipo de expressões que o orador utiliza para obter mais tempo para pensar (“hum”, “sabe”, “não é?” etc) devem ser registadas;
- Devem ser registados os falsos inícios, que ocorrem quando uma frase é iniciada e não concluída, ou interrompendo-a de forma a explicar ou a dizer o mesmo de outra forma;
- Os sons exteriores (cadeiras a arrastar, coisas a cair, etc.) devem ser mencionados.
Mas quais os motivos para que se respeite a transcrição verbantim?
Na verdade, é bastante simples. O objetivo da transcrição verbatim é reter a essência dos “quê” e “porquê” do discurso. E isso, como é óbvio, dá imenso trabalho e aumenta o tempo dedicado à tarefa.
Não nos esquecemos que o Tribunal Superior vai ler a prova (não a ouvindo). E como tal, é essa leitura que vai colocar, de alguma forma, os magistrados na sala de audiências, analisando o depoimento da testemunha/perito/parte.
Ou seja, ainda que os juízes não tenham a possibilidade de ver a linguagem corporal daquele orador sendo mais difícil, por isso, perceber elementos importantes na análise da credibilidade do depoimento (constante mexer do corpo, roer as unhas, nunca olhar diretamente na cara de quem o/a questiona, etc.) devem conseguir, através da leitura da transcrição do depoimento, perceber certos aspetos como:
- Hesitações;
- Gaguez
- Interrupções do próprio discurso
- Pausas longas;
E tudo isso é passível de se identificar aquando se transcreve a gravação de áudio. É isso que fazemos e é isso que diferencia uma transcrição com qualidade.
3. Os profissionais contratados devem respeitar as exigências do Cliente
Parece evidente mas nem sempre acontece. Sobretudo porque alguns clientes esquecem-se de mencionar o que realmente necessitam. Isto acontece mais frequentemente quando são as partes a solicitar orçamentos de transcrição e não os advogados. Assim, ao solicitar um orçamento há certas coisas que deve desde logo indicar à empresa/profissional:
3.1. Qual o prazo de entrega?
Este é ponto importante porque, em vários casos, pode definir o preço do serviço, assim como disponibilidade da empresa/profissional. Se necessita de uma transcrição para 3 dias isso deve ser claro para quem vai contratar.
Um aspeto importante é que algumas empresas – incluindo a weScribe – disponibilizam o trabalho à medida que vai sendo efetuado. Tal permite que todos transcritores, revisores e advogados possam trabalhar ao mesmo tempo.
Tenha, no entanto, atenção ao seguinte: se pede um orçamento de dezenas de horas a transcrever para amanhã é muito provável que ninguém esteja apto a dar-lhe uma resposta. Assim, é essencial que perceba que a transcrição necessita de tempo. E, ainda que tal não seja linear, convém desconfiar de prazos de resposta imediatos.
3.2. Timecodes: onde, quando, de que forma?
Este é outro aspeto que reveste particular importância quando decide contratar serviços de transcrição jurídica: quer marcação do tempo a cada intervenção? De minuto a minuto? No início de cada página? O ideal é que perceba exatamente o que pretende para que, quando solicitar orçamento, seja possível apresentar-lhe uma resposta adequada.
Por outro lado, tenha em consideração que algumas empresas/profissionais podem fazer variar o preço em decorrência da frequência da marcação dos timecodes, o que é normal.
3.4. Transcrição de todo o julgamento ou apenas alguns depoimentos?
Muitos dos clientes da weScribe solicitam a transcrição de todo o julgamento, incluindo requerimentos e alegações. No entanto, há quem pretenda apenas determinados depoimentos. Essa é outra questão que deve avaliar, tendo em conta que, evidentemente, quantos mais minutos forem transcritos (à partida) maior será o valor do serviço.
3.5. Transcrição integral em português ou necessita de tradução?
Em alguns casos torna-se necessário que a transcrição seja efetuada em outra língua. Isto acontece quando, por exemplo, um o depoimento é prestado por alguém que não fala português. Nestes casos, convém desde logo indicar isso mesmo tendo em mente que é razoável o aumento do preço.
4. Os profissionais contratados devem ter uma estrutura adequada
Uma das recomendações mais importantes ao contratar serviços de transcrição jurídica, é que analise a empresa/profissional que vai contratar. Antes de mais pergunte:
Está a contratar uma empresa ou profissional?
A resposta parece irrelevante, mas não é. Ao contratar uma empresa contrata também uma série de certezas, num trabalho tão exigente como este.
Em primeiro lugar, uma empresa tem, à partida, uma estrutura capaz de resistir a várias eventualidades, podendo cumprir o prazo. (Na weScribe, por exemplo, fazemos parte do Instituto Pedro Nunes, o que é demonstrativo da nossa qualidade). Já se contratar apenas UM profissional que, por exemplo, adoeça, não tem garantia alguma que o trabalho lhe seja entregue. E conseguimos todos saber os problemas que o não envio de um recurso em tempo pode ter, não é?
Em segundo lugar, a empresa trabalhará, à partida, com profissionais afetos a diferentes funções: transcrever e rever. Se contratar apenas UM profissional ambas as tarefas serão feitas por ele.
É evidente que apenas podemos falar pela wescribe. Mas assumimos que cada trabalho tem um revisor diferente da pessoa que transcreveu. É a única forma de limar, apurar e afinar cada transcrição, tentando ao máximo que não se verifiquem lapsos, erros de escrita ou de ouvido.
Assegure-se disso porque se há uma verdade é esta: mesmo o transcritor mais experiente e capaz falha. Invariavelmente. É absolutamente necessário que todas as transcrições sejam revistas.
Qual a experiência da empresa?
É evidente que nem todas as empresas podem publicitar os clientes com que trabalham. Faz sentido. Existem acordos e cláusulas de confidencialidade que devem ser cumpridos. Ainda assim, é importante que perceba se existem testemunhos credíveis que lhe possam dar alguma confiança na hora de contratar.
Uma outra maneira de ter noção da qualidade do serviço é solicitar um teste de transcrição. Na wescribe transcrevemos até 3 minutos grátis e sem qualquer compromisso para que possa aferir se obedecemos aos seus padrões de qualidade.
5. Os Profissionais devem remeter uma declaração de honra e um documento de confidencialidade
A declaração de honra visa garantir que a transcrição corresponde ao integralmente dito no ficheiro de áudio.
Já um documento que assegure confidencialidade visa garantir que nenhuma da informação que consta dos ficheiros será transmitida a terceiros.
Repare que a maior parte dos ficheiros a transcrever têm informações que
- O cliente não deseja ver divulgadas;
- Deontologicamente têm de permanecer em sigilo.
Transcrever uma audiência de julgamento é algo que exige um compromisso pleno por parte do transcritor de que não irá divulgar – de forma alguma – as informações de que toma conhecimento.
Apesar de parecer uma questão bastante óbvia, e do conhecimento absoluto de todos os advogados, o certo é que há muitos profissionais que se esquecem deste aspeto.
E algumas vezes, há empresas que libertam ficheiros confidenciais.
É evidente que os transcritores devem estar obrigados, junto da sua empresa, a um contrato de confidencialidade.
- Mas esse contrato existe mesmo?
- E por outro lado, todos eles estão preparados para guardar os ficheiros de áudio e texto de forma a que não haja um vazamento dos mesmos em caso de ataque?
- Estão as partes – clientes, empresas, transcritores – preparadas ao abrigo do novo Regulamento de Proteção de Dados?
Na weScribe pode ter a certeza que as perguntas têm uma resposta afirmativa:
- todos os transcritores assinaram um NDA antes de elaborar qualquer transcrição;
- todos os ficheiros são guardados apenas pelo tempo minimamente necessário num servidor privado com acesso restrito;
- não é utilizada nenhuma cloud de partilha pública de ficheiros.
- entre outras disposições previstas no Regulamento de Proteção de Dados.
Aqui chegados, urge perguntar: Vai contratar?
Se sim retenha que transcrever é uma tarefa difícil uma vez que exige concentração e disciplina, precisa de ser assegurada por profissionais rigorosos, perfeccionistas e que tenham atenção ao detalhe.
Na wescribe podemos assegurar que:
- Cumprimos SEMPRE O PRAZO. Este é um compromisso que fazemos consigo. Assumimos estratégias de divisão de ficheiros entre as dezenas de transcritores registados para que, no dia e hora acordados, receba os ficheiros transcritos.
- Todos os trabalhos são revistos por um profissional diferente daquele que fez a transcrição. Só desta forma podemos assegurar que os erros, lapsos e gralhas são minimizados.
- Asseguramos que mesmo após entrega do trabalho podemos fazer alterações, correções ou outro que entender por conveniente. Tudo incluído no preço.
- A nossa transcrição é 100% humana. Assumimos este facto porque sabemos que nenhum software tem capacidade para assegurar o rigor da transcrição de um julgamento.
- Temos dezenas de transcritores registados e avaliados na nossa plataforma. Deste modo, conseguimos assegurar uma entrega rápida.
- Fazemos um teste escrito, grátis até 3 minutos de transcrição, sem qualquer compromisso. Assim, poderá avaliar o nosso trabalho antes de se decidir pelo mesmo.
- Temos uma plataforma onde se pode registar e fazer upload dos ficheiros de áudio. O registo é gratuito e confidencial.
- Disponibilizamos a entrega dos ficheiros transcritos, ainda antes do prazo, à medida em que vão sendo transcritos.
- Praticamos preços muito competitivos. A nossa qualidade-preço é extremamente vantajosa. Pode confirmar pedindo-nos um orçamento.
Contacte-nos por e-mail ou, ainda mais fácil, registe-se na nossa plataforma e peça um orçamento sem compromisso.
Até breve.