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Transcrição de videochamadas e outras dicas de teletrabalho

Em tempo de covid-19 o teletrabalho é rei.

Depois de declarada a pandemia muitos trabalhadores estão agora em casa para, a partir da sua sala ou escritório pessoal, fazerem aquilo que antes faziam nas instalações da sua entidade patronal.

E as queixas são muitas.

Na weScribe trabalhamos desde sempre em teletrabalho.

Os nossos transcritores registados na plataforma recebem os ficheiros a transcrever onde quer que se encontrem e transcrevem a partir de casa.

Por isso, para nós não houve grande alteração de rotinas.

Claro que agora a maioria tem crianças pequenas a exigir atenção o que dificulta a tarefa, mas praticamente tudo o resto se mantém.

Assim, é normal que saibamos as dificuldades deste regime de trabalho, mas, sobretudo, como as ultrapassar. E por isso, queremos partilhar este conhecimento consigo.

Interessado?

Se sim, saiba que neste artigo abordaremos a resposta às seguintes questões:

  1. Como trabalhar a partir de casa quando não se tem um escritório?
  2. Como estabelecer e decidir qual o ritmo de trabalho adequado?
  3. É preferível apostar em número de horas de trabalho ou em número de objetivos cumpridos?
  4. Como rentabilizar as videochamadas efetuadas?
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COMO TRABALHAR A PARTIR DE CASA QUANDO NÃO SE TEM UM ESCRITÓRIO?
É muito importante que perceba que trabalhar a partir de casa não é igual a trabalhar nas instalações da sua empresa.

Sim, parece muito evidente, mas numa altura em que as entidades patronais foram obrigadas a mandar os seus trabalhadores para casa, muitas delas ainda não se debruçaram sobre as dificuldades que estes podem vivenciar quando tal acontece.

Um dos problemas mais evidentes é a ausência, em muitas casas, de um escritório. Ou até de um espaço onde o trabalhador possa permanecer durante o dia a trabalhar em silêncio e quietude.

E isso não é de estranhar: se nunca precisou de passar 8 horas a trabalhar em casa não fazia sentido alocar uma divisão para esse efeito.

Então, o primeiro passo é:

determinar uma parte da casa para o trabalho e a adequá-la para isso mesmo.

Pode ser o seu quarto, a mesa da sala ou da cozinha. Ou até a marquise. Mas declare aquele espaço seu e do seu trabalho e adapte-o.

São vários os motivos para tal:

  • Saltar de divisão em divisão diminui a concentração e anula a sensação de rotina essencial a algumas tarefas.
  • Não ter um espaço fixo faz com que todos os dias tenha de alterar o sítio onde se vai instalar. Seja a nível de mobília, de luz, de equipamentos informáticos e outros materiais. E isso acaba por se traduzir em perda de tempo.
  • Mentalmente é importante ter um sítio da casa que possa assumir como “local de trabalho”. Lembre-se que antes saía de casa, fazia deslocações até à empresa/escritório e isso permitia que se fosse “desligando” das rotinas domésticas. Se for trabalhar na mesma mesa onde as crianças tomam o pequeno almoço é normal que não consiga fazê-lo.
  • Também mentalmente torna-se essencial dividir os espaços físicos da casa em lazer, trabalho, etc. Dessa forma ficará mais propenso a não cair na tentação de trocar o trabalho por lazer e vice-versa (por exemplo, trabalhar no sofá, mas, ao mesmo tempo, ver tv. Ou ir dormir mas levar o pc e acabar por trabalhar nas horas de descanso).
  • Para os mais pequenos é importante saber que aquele é o sitio do adulto, adaptando-se dessa forma às rotinas do dia.
Após escolher o seu sítio de trabalho adapte-o para esse efeito.

Não interessa qual a divisão da casa ou o pequeno/grande espaço escolhido.

O importante é que siga algumas regras, sobretudo porque o normal é que vá usar o computador:

  • Não fique sentada/o no sofá. Se vai trabalhar 8 horas diárias, ficar sentada/o no sofá com o pc no colo é uma péssima ideia para o seu corpo. Por mais interessante que pareça a ideia, a verdade é que é com o passar do tempo assume posturas erradas que se vão repercutir em dores. Pode ver mais sobre isso aqui.
  • Se tiver um computador portátil em detrimento de um computador de “mesa” é importante que o coloque numa secretária ou mesa e não no colo.
  • Ainda nesse caso, tente não usar o rato incorporado no pc mas sim um rato externo. Isso vai ajudar as suas mãos e aumentar a sua velocidade de trabalho. Além disso, os seus pulsos vão agradecer mais tarde.
  • Se possível ligue o pc a um monitor. Isto para que os seus olhos não façam um esforço adicional. Veja mais sobre este assunto aqui.
  • Tenha atenção à luz e à ventilação da divisão onde se encontra.

 

E não se esqueça: é aí que vai fazer as suas reuniões de trabalho por videochamada.

Se há coisa que tem de ter em atenção na escolha do espaço de trabalho é que, provavelmente irá fazer todas as suas videochamadas e reuniões por telemóvel – quer com clientes, quer com funcionários/empregadores/colegas – ali mesmo.

Isso significa que o sítio deve ser – se possível – mais silencioso.

Claro que há inevitabilidades: estamos em tempos de pandemia e as crianças estão em casa. Assim como os animais de estimação.

Por isso, a maioria das pessoas está preparada para ignorar birras infantis e latidos do outro lado.

No entanto, se conseguir evitar só tem a ganhar.

 

Ah, e claro, o escritório/sítio escolhido para trabalhar deve ter um espaço “neutro” para onde possa apontar a câmara nas video calls.

Repare, se vai reunir com metade da sua empresa – e mesmo sendo estes tempos especiais – pode não querer que as suas chefias vejam aquelas fotos expostas na estante, onde aparece de sunga na praia. Ou as fotos do seu filho seminu a tomar banho. Logo, deve evitar apontar para aí a câmara.

Por outro lado, também não será agradável apontar a câmara diretamente para uma janela cheia de luz solar uma vez que cria interferências na imagem.

E, por mais que pareça um pormenor, não é bonito que aponte para aquela parede com bolor ou tinta a descascar.

Sabemos que parecem coisas sem importância, mas a pandemia vai passar e no futuro poderá arrepender-se de alguns pormenores que lhe escaparam.

Por isso nunca é demais ter em atenção ao espaço onde se vai reunir com outros, ainda que virtualmente.

(Fique por aí que vamos falar mais sobre video calls à frente).

 

Por fim, explique à família (a não ser que em causa estejam bebés até os 2/3 anos) que aquele espaço é o seu local de trabalho – ainda que temporariamente – e seria muito importante que não fosse usado para outras coisas.

Pelo menos enquanto lá estiver a trabalhar.

Vai ver que dessa forma o seu trabalho fica muito facilitado.

#2 Como estabelecer e decidir qual o ritmo de trabalho adequado?
Definir o ritmo de trabalho é essencial.

Quem, como nós, está habituado a trabalhar a partir de casa conhece já as suas rotinas essenciais, sabe a sua capacidade e produtividade fora das instalações da empresa.

No entanto, quem o faz agora pela primeira vez pode deparar-se com algumas dificuldades.

E é importante que tanto o trabalhador como a entidade patronal as percepcionem e tenham compreensão, empatia e responsabilidade para as resolver.

Assim:

Não assuma que as 8 horas diárias de trabalho na empresa devem ser as mesmas 8 horas de trabalho em casa.

Em plena pandemia, tem de perceber que em casa o ritmo de trabalho, assim como o horário do mesmo, serão necessariamente diferentes. É normal que toda a família esteja na habitação, que haja mais stress provocado por toda a situação e que os trabalhadores tenham de se adaptar a novos horários.

Pedir, por exemplo, ao seu funcionário que esteja sentado com a câmara ligada o dia todo para que o possa “vigiar” é – vai perdoar-nos a expressão – estúpido.

Por vários motivos:
  1. Há trabalhadores que apenas têm um computador em casa.
  2. Isso significa que o mesmo tem de ser partilhado com a restante família. Seja porque o conjugue também está em teletrabalho, seja porque os filhos estão a ter aulas à distância.
  3. Logo, se não conseguir fornecer-lhe um computador não pode assumir que o funcionário tem meios e condições – sobretudo em plena pandemia – para adquirir um.

Assim, é necessário que dê tempo ao trabalhador para estipular com a restante família períodos de uso do material.

Também deve assumir que no período em que o mesmo vai trabalhar fá-lo-á de forma mais eficiente e produtiva do que se estivesse nas suas instalações de trabalho, interrompido constantemente por colegas e clientes.

Não é à toa que muitos trabalhadores se queixam que trabalham mais em casa do que na empresa.

Por outro lado:

o horário de trabalho  deve ser ponderado e adequado caso a caso.

Tal como já dissemos é muito provável que o trabalhador esteja em casa com toda a família e não possa sair dadas as contingências.

Assim, mais do que a quantidade de tempo que o funcionário está a trabalhar, o importante é os objetivos que este cumpre.

E é aqui que surge a resposta para a próxima pergunta:

É MAIS RELEVANTE O NÚMERO DE HORAS DEDICADAS AO TRABALHO OU O NÚMERO DE OBJETIVOS CUMPRIDOS?

A pergunta é simples:

É mais relevante o número de horas dedicadas ao trabalho ou o número de objetivos cumpridos?

Sabemos que muitas empresas ainda assumem que a eficiência de um trabalhador se mede pela quantidade de tempo que o mesmo está dedicado ao trabalho (ou sentado na secretária, que não é bem a mesma coisa).

No entanto, é importante que entenda, de uma vez por todas, que o que realmente importa é o trabalho efetivamente realizado.

Se determinar/estipular objetivos junto do seu trabalhador, pouco interessa se ele se dedica ao trabalho das 09:00 às 17:00 ou das 20:00 às 02:00 até porque isso não é mensurável em termos de produtividade.

Não é preferível que o trabalhador realize o trabalho, por exemplo, de madrugada quando não tem interrupções da família, descansando de dia, do que estar no pc o dia todo cansado e sem qualquer produtividade?

O que realmente lhe vai interessar é se o trabalhador atingiu os objetivos propostos.

Dessa forma não só dará possibilidade ao trabalhador de se adequar às contingências desta época, como obterá resultados concretos e mensuráveis.

Logo, toda a gente ganha.

 

E por último…

Como rentabilizar as várias videochamadas efetuadas?

E por fim, é importante saber:

Como rentabilizar as várias videochamadas efetuadas?

A imagem não deixa de ser caricata: várias pessoas, cada uma em sua casa, algumas de pijama, a discutirem assuntos importantes por videochamada.

A meio surge uma criança em birra, ou um gato que vem observar o que se passa. Temos acesso direto a paredes brancas e estantes com livros (como vimos acima deve preocupar-se com isto).

Entramos dentro de casa uns dos outros e lidamos não só com assuntos empresariais como temos acesso direto à envolvência doméstica e familiar.

Parece caricato, mas, na verdade, há empresas que exigem essas reuniões quase diárias. E por isso, têm de ser feitas.

 

No entanto, fazer uma reunião por videoconferência pode não ser tão fácil como parece à primeira vista.

E analisar a mesma depois também não.

É por isso importante que a reunião seja gravada e transcrita para posterior análise.

Sobretudo quando da mesma resultam aspetos importantes.

Vamos ver porquê?

 

1. Equipamentos pouco compatíveis com reuniões de qualidade

Repare, se há famílias com apenas um computador, há também muita gente sem acesso a boas câmaras ou equipamento com boa qualidade de imagem/som.

Isso significa que, algumas vezes, há interrupções na reunião, gente a dizer que não ouve, gente a dizer que não percebe e assim sucessivamente.

E neste caso, ideias importantes, decisões, esclarecimentos ficam perdidos e não chegam a toda a gente.

Se a reunião for gravada e transcrita essas ideias podem ser lidas, analisadas e a reunião não foi uma pura perda de tempo (e paciência).

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2. Dificuldades no acesso à internet

Se há pessoas que nem internet têm (felizmente começam cada vez a ser menos) também há muita gente que tem pacotes de telecomunicações com poucos gigas de internet. Ou sítios onde não há fibra, por exemplo. Tal como atrás, também nestes casos a reunião pode ser afetada, com a imagens constantemente a travar, som que se perde, e ideias que ficam esquecidas ou interrompidas.

É portanto, importante gravar e transcrever a reunião para que nada fique perdido.

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3. Evidências de trabalho

Em muitos casos é importante que a videocall seja gravada para evidência. Seja porque a entidade patronal exige confirmação de que a reunião foi feita, seja porque são demasiados pontos falados e é importante analisá-los, etc.

Além disso, muitas reuniões por videochamadas têm como objetivo estabelecer-se estratégias, tomar decisões, entre outros que devem passar para documentos escritos.

Se aliarmos a isto todos os problemas que vimos atrás (interrupções por falha de rede ou de equipamento, crianças, etc). é evidente que se não for gravada e transcrita muitos pontos da reunião vão ficar para trás.

E depois disto urge dar resposta à pergunta que se impõe:

 

Dicas de como gravar e transcrever as reuniões feitas por videocall

1. Recorra a softwares como Skype, Zoom ou Microsoft teams.

Estes softwares permitem que grave as suas videochamadas. E, por exemplo, o Skype até é gratuito.

 

2. Identifique-se quando for falar.

Se em causa está uma video call com duas pessoas provavelmente esta medida é desnecessária.

Mas imagine que se trata de uma videochamada com 15 pessoas (ou uma aula à distância, por exemplo), em que algumas delas nem têm imagem e que pretende ver a mesma transcrita no futuro. Neste caso é importante que a pessoa que vai falar diga o seu nome no início da sua intervenção.

Desta forma facilitará muito a transcrição futura e ajudará na análise da video call.

 

3. Não interrompa quem está a falar ou sobreponha a sua voz a outra.

Se numa reunião presencial já é difícil quando toda a gente fala em sobreposição, numa videoconferência é praticamente “a morte do artista”.

Assim é muito importante que sejam definidas regras, logo de início, para quando alguém quiser tomar da palavra.

Seja só falar quando a outra pessoa se cala, seja levantando a mão, fazer um sinal sonoro, etc.

O importante é que as pessoas não falem “em cima umas das outras” sob pena de se perderem ideias e informações

 

4. Seja participativo.

Se está numa reunião com mais 15 pessoas não assuma que não tem nada de importante a dizer e fique ali em “imagem presente”.

Lembre-se que as outras pessoas esperam o seu contributo e não deixa de estar em trabalho apenas porque a reunião é feita na sua casa.

 

5. Recorra à wescribe para transcrever as video calls

Sim, é publicidade flagrante, mas, na verdade, só conseguimos dar todas estas dicas porque aqui na wescribe já transcrevemos centenas de horas de videoconferências, reuniões por videochamadas e até aulas gravadas.

Sabemos, portanto, a importância das mesmas e como transcrever sem falhas e de acordo com as exigências de cada cliente.

E a verdade é que poupamos horas de trabalho a quem nos procura:

Transcrever é um processo moroso, exigente e difícil. Saltar esse passo analisando um documento escrito é poupar dias de trabalho intenso.

Para nos contactar é fácil: basta mandar e-mail para [email protected] ou registar-se na nossa plataforma.

Em plena pandemia de covid-19 mantemo-nos em funcionamento, com dezenas de transcritores – em teletrabalho – habilitados, competentes e prontos a transcrever as suas reuniões.

Todo o trabalho é revisto e asseguramos entregas nos prazos acordados.

Contacte-nos.

E se possível proteja-se, esteja seguro, fique em casa.

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